Event Management Systeem, website en nieuwsbrieven

Op 3 augustus 2013 verhuisde Isala naar het nieuwe ziekenhuis. Om dit te vieren is er een personeelsevent en een publieksevenement georganiseerd. Wij hebben de aanmeldingsprocedure volledig geautomatiseerd door gebruik te maken van een op maat gemaakt e-ticketsysteem.

isala-groot

Personeelsevent Isala Klinieken

Voor het personeelsevent hebben we een mailing verzonden naar bijna 8.000 medewerkers. Met een unieke code en wachtwoord kon iedere medewerker inloggen om zich aan te melden voor een tijdsblok. Voor elk tijdsblok was een beperkt aantal beschikbare plaatsen. Het ontwikkelde systeem is volledig geautomatiseerd. Het was zelfs mogelijk om je als groep aan te melden. De e-tickets werden automatisch verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Deze tickets waren gepersonaliseerd en voorzien van een barcode, zodat ze gescand en gecontroleerd konden worden bij de entree.

5.000 toegangskaarten voor het publiek

Voor de publieksopening waren 5.000 toegangskaarten beschikbaar. Geïnteresseerden konden via een speciale website kaarten bestellen. De kaarten werden allemaal verwerkt in het centrale aanmeldsysteem. Mensen kregen de e-tickets, voorzien van naam en barcode, gemaild op het opgegeven mailadres. De belangstelling was verbluffend en overweldigend. Binnen 48 uur waren alle kaarten uitverkocht.

Controle voor de organisatie

Via de backend had de organisatie volledige controle. Zij konden onder andere zien wie zich aangemeld hadden, groepen verplaatsen naar een ander tijdsblok en bestelde kaarten annuleren.

isala-klein

Isala Klinieken verhuist feestelijk

Weinig administratieve rompslomp voor de organisatie dankzij digitaal aanmeldsysteem, nieuwsbrief en mini-site.

categorie: werk/